Calculadora de Precios de Catering
Toda cotización de catering responde dos preguntas: ¿cuánto debe costar este menú por persona, y cuánto cuesta el evento completo? Esta página responde las dos. Calcule el costo del plato de un invitado — proteína, guarniciones, postre, desechables — obtenga su precio por persona con el método estándar de costo de comida, y luego arme la cotización completa del evento con cargo por servicio, personal, entrega y rentas, viendo exactamente a dónde va cada dólar.
1La configuración de su negocio
Configure esto una vez — aplica a cada menú y cada cotización. Un objetivo del 30% de costo de comida es el estándar de la industria para eventos con personal; el otro 70% cubre las compras, la mano de obra de preparación, los gastos de cocina y su ganancia.
2¿Cuánto le cuesta el plato de un invitado?
Calcule el costo de una porción del menú completo — incluyendo el plato, la servilleta, el kit de cubiertos y su parte del combustible de los chafers. Los desechables son un costo real que la mayoría de los nuevos olvida.
Arme la cotización del evento
3El evento
El precio por persona se trae del Paso 2 — edítelo si está cotizando otro menú. Las horas de personal son horas-persona totales: dos meseros en un turno de seis horas son 12 horas, y el turno incluye montaje y desmontaje, no solo el servicio.
Guía de precios de catering por persona
Use la calculadora de arriba para sus precios reales — sus costos de plato, no los nuestros. Pero esto es lo que el catering normalmente cobra por persona en la mayoría de los mercados de EE. UU. Las ciudades grandes van en el rango alto o por encima; los mercados chicos en el rango bajo:
| Entrega sin personal (drop-off) | |
| Lunch corporativo en caja | $12–$16 |
| Barra de tacos, pasta o sándwiches | $14–$20 |
| Bufet de BBQ, entrega | $15–$22 |
| Eventos con personal | |
| Bufet de brunch | $18–$30 |
| Bufet de cena con personal | $25–$40 |
| Recepción de aperitivos / cóctel | $28–$45 |
| Cena emplatada, servicio completo | $45–$75 |
| Extras | |
| Barra de postres y café | $8–$14 |
| Servicio de antojitos de medianoche | $10–$16 |
Note el patrón: nadie sirve una cena de boda emplatada con personal por $20 por cabeza. Si el resultado de su calculadora queda muy por debajo de estos rangos, a su costo de plato probablemente le falta algo — los desechables, el combustible de los chafers, la tercera guarnición que "no cuenta".
No todo evento debe quedar en 30%
El objetivo del 30% de costo de comida es un punto de partida, no una regla para cada estilo de servicio. Entre más mano de obra carga un evento, más ajustado tiene que correr el costo de comida — porque el otro lado del plato está financiando esa mano de obra:
| Catering de entrega (sin personal en el lugar) | 33–38% |
| Bufet con personal | 28–32% |
| Cena emplatada, servicio completo | 25–30% |
| Recepción de aperitivos / cóctel | 25–30% |
Por eso una barra de tacos de entrega puede ser $16 por cabeza mientras la cena emplatada de la misma cocina es $60: no es la comida, es todo lo que envuelve a la comida. En la calculadora de arriba, solo cambie el objetivo de costo de comida cuando cambie de estilo de servicio — el precio por persona lo sigue.
Los errores de precios que hunden a los nuevos servicios de catering
1. Cotizar antes de costear el menú. El cliente pregunta "¿cuánto me saldrían 50 personas?" y un número sale de su boca. Ahora está negociando contra una adivinanza. Costee un plato primero — cada vez, incluso con menús que ha hecho cien veces. Los precios de los ingredientes se mueven; sus cotizaciones tienen que moverse con ellos.
2. Olvidar desechables, hielo y combustible de chafers. Platos, kits de cubiertos, servilletas, utensilios de servicio, sterno y hielo agregan $1.00–$2.50 por invitado en un bufet. Con 50 invitados son hasta $125 de costo real — el equivalente a un margen completo — faltando calladamente en la cotización.
3. Dejar fuera las horas de compras y del día de preparación. Un evento de sábado es una compra de jueves y un día de preparación de viernes. Esas horas viven en el lado del 70% de su cuenta de costo de comida — exactamente por eso no puede dejar que el porcentaje se le suba: no es relleno, es nómina que se debe a usted mismo.
4. Saltarse el cargo por servicio. Un cargo por servicio del 18–22% sobre el total de comida es estándar en toda la industria y los clientes lo esperan. Sáltelo y estará financiando degustaciones, llamadas de planeación y equipo de su propio sueldo — miles al año, regalados.
5. Subestimar las horas del personal. Una "recepción de 4 horas" es un turno de 7–8 horas: cargar la camioneta, manejar, montar, servir, desmontar, cargar de nuevo, descargar. Cotice el turno, no la fiesta — y facture al personal a una tarifa por encima de lo que les paga, porque la agenda, el riesgo de ausencias y los impuestos de nómina son problema suyo, no del cliente.
6. Sin depósito, sin contrato. Usted está comprando comida y rechazando otros eventos por esa fecha. Depósito del 25–50% con contrato firmado, conteo final de invitados cerrado 7–14 días antes, saldo pagado antes del evento. Una reserva sin depósito es un rumor.
Preguntas frecuentes
¿Cómo ponen precio por persona los servicios de catering?
El punto de partida estándar de la industria es el porcentaje de costo de comida: sume lo que realmente le cuesta el plato de un invitado — proteína, guarniciones, pan, postre y los desechables — y divídalo entre su porcentaje objetivo. Un plato que cuesta $6.45 con un objetivo del 30% es $6.45 ÷ 0.30 = $21.50 por persona, redondeado a un amigable $21.95. El otro 70% paga las compras, la mano de obra de preparación, los gastos de cocina y su ganancia. El personal, la entrega y las rentas se cotizan aparte como sus propias partidas — exactamente como funciona el armador de cotizaciones de arriba.
¿Cuál es un buen porcentaje de costo de comida para catering?
La mayoría de los servicios rentables manejan 28–32% en eventos con personal. El catering de entrega puede estirarse a 33–38% porque carga mucha menos mano de obra por invitado, mientras que las cenas emplatadas deben correr más ajustadas — 25–30%. Si su costo de comida pasa del 38%, su precio por persona es demasiado bajo o sus porciones se están desviando.
¿Qué es el cargo por servicio, y es una propina?
No — y la diferencia importa legal y financieramente. El cargo por servicio (normalmente 18–22% del total de comida) es ingreso que pertenece al negocio: financia la administración, la planeación del menú, las degustaciones, el equipo y la coordinación. La propina es voluntaria y pertenece al personal. Ponga el cargo por servicio en cada cotización, etiquételo con claridad, y declare por escrito que no es propina.
¿Cuánto depósito debo pedir?
Un depósito del 25–50% para apartar la fecha, saldo pagadero antes del evento — comúnmente 7–14 días antes, cuando se cierra el conteo final de invitados. El catering compra comida, agenda personal y rechaza otros eventos por una fecha; un contrato firmado y un depósito real son lo que convierte una reserva en una reserva.
¿Debo cobrar por la entrega y el montaje?
Sí. La camioneta, la gasolina, la descarga y el montaje de los chafers son costos reales de llevar comida caliente a un lugar. Cobre una tarifa fija de entrega y montaje según la distancia, y pase las rentas grandes — mesas, mantelería, vajilla — a costo o con un pequeño cargo de manejo, como su propia partida en la cotización.
¿Esta calculadora es realmente gratis?
Sí. Sin cuenta, sin correo, sin anuncios. La calculadora funciona en su navegador y los números que ingresa nunca se nos envían. Usamos estadísticas básicas de tráfico, descritas en nuestra política de privacidad.
Solo estimaciones: los resultados se basan en los números que usted ingresa y en costos promedio de EE. UU. Trabajamos para que las fórmulas y los valores predeterminados sean precisos, pero las tarifas de mano de obra, los precios de materiales, los impuestos y las regulaciones varían según la ubicación — verifique siempre sus propios números antes de fijar sus precios. MyPricingCalculator.com no se hace responsable de las decisiones de precios o de negocio tomadas con estas herramientas.